El dark data o datos obscuros, se refiere a la información recolectada, procesada y almacenada por las organizaciones que no ha sido clasificada. Por lo tanto, esta información no vuelve a utilizarse para otro fin. En pocas palabras, hablamos de datos mal definidos o no categorizados que sólo ocupan espacio y ocasionan problemas.
En el estudio “Value of Data” realizado por la firma de investigación Vanson Bourne, se reveló que en los 15 países encuestados, el 52% de los datos dentro de las organizaciones corresponde a datos obscuros.
Una inadecuada gestión de datos en la que se carga información sin clasificar y que no tiene ninguna función para el negocio, conlleva trabajo y responsabilidades adicionales; además de un gran costo excedente. Este mismo estudio concluyó que el problema de los datos obscuros genera una pérdida anual promedio de $2 millones de dólares a las organizaciones.
Por si esto fuera poco, el dark data también se relaciona con una pérdida de productividad de 2 horas diarias. Esto, debido a la búsqueda de datos relevantes en un mar de información sin clasificar.
Por el contrario, las empresas encuestadas que invierten en la gestión efectiva de sus datos, reportaron mayor productividad de sus empleados y reducción de costos.
Los números nos han rebasado
El tema de los datos obscuros comienza a tomar cada vez más relevancia. Esto, debido a la gran cantidad de información que se genera a cada minuto. A medida que más datos generamos, la capacidad de recopilarlos supera con creces la capacidad de categorizarlos y procesarlos.
Al habernos enfocado en los últimos años a crear sistemas de almacenamiento lo suficientemente grandes, perdimos de vista la importancia de desarrollar paralelamente un sistema de administración de datos.
Riesgos en seguridad
La seguridad de la información corre un gran riesgo con los datos obscuros, pues se convierten en una puerta trasera para los ciberdelincuentes. Al tener visibilidad limitada sobre la cantidad de datos potencialmente críticos, las organizaciones se predisponen a un ataque ransomware capaz de cifrar estos datos.
Por el contrario, clasificar los datos ayuda a que las organizaciones puedan escanear y etiquetar rápidamente la información. Esto garantiza que los datos confidenciales o de riesgo quedarán protegidos adecuadamente, independientemente de dónde se encuentren. Por esta razón, las normativas de protección de datos exigen que se le de este tipo de visibilidad a los datos. Además, se necesita implementar políticas de retención en todo el patrimonio de datos de las organizaciones.
Es importante señalar que la nube pública y los entornos móviles representan los enlaces más débiles en cuestión de seguridad, debido a que la mayor parte de los datos ahí almacenados permanecen sin clasificar; y por lo tanto, sin protección.
De los 1,500 tomadores de decisiones de TI que contestaron la encuesta de Vanson Bourne, sólo el 5% de las compañías afirmó haber clasificado todos sus datos en la nube pública y 6% lo hizo en dispositivos móviles.Por el contrario, 61% de las organizaciones admitió haber clasificado menos de la mitad de sus datos en la nube y 67% clasificó menos de la mitad en dispositivos móviles.
Salida fácil
Al no conocer su contenido, a las organizaciones les resulta imposible saber si vale la pena almacenar o no estos datos obscuros. Por esta razón, suelen optar por la salida fácil y pagan por su almacenamiento y copia de seguridad, de la misma forma que con los datos correctamente identificados y de misión crítica. Un verdadero desperdicio de espacio y dinero.
Según George Crump, fundador de la firma de análisis de la industria del almacenamiento Storage Switzerland:
“Mientras la complejidad agregada no exceda las desventajas de comprar más almacenamiento, la práctica continuará. Si te estás ahogando, no tienes tiempo para aprender a nadar”
Otro dato inquietante obtenido en una investigación realizada por Veritas, líder en administración de la información, reveló que un alarmante 69% de las organizaciones encuestadas, cree erróneamente que la protección de sus datos y el cumplimiento de las normativas correspondientes son responsabilidad de los proveedores de servicio en la nube.
Pareciera que con tal de no tener que lidiar con la administración y clasificación de los datos obscuros, las organizaciones prefieren deslindarse del problema y toman la salida rápida y fácil. Pero es vital que todas las empresa asuman la plena responsabilidad de garantizar la correcta gestión y protección de sus datos.
“Cuanto más sepan las compañías sobre de los datos que poseen, mejor estarán juzgando su valor o riesgo” asegura Yothi Swaroop, vicepresidente de productos y soluciones en Veritas.
Recuperando el control
En primera instancia, las organizaciones deben analizar detenidamente qué información vale la pena capturar y conservar, para evitar seguir acumulando datos obscuros.
Deshacerse de la mentalidad de nunca borrar nada, es otro reto importante en este camino para recuperar el control de los datos.
Con la introducción de la nube, este pensamiento comenzó a incrementarse exponencialmente. Con el hardware podíamos dimensionar la cantidad excesiva de información en forma de equipos, torres y salas informáticas, pero con la nube hemos perdido de vista que tenerlo todo almacenado no es necesariamente una ventaja.
Finalmente, para lidiar con un cúmulo existente de datos obscuros, es necesario utilizar herramientas de análisis que ayuden a rastrear y clasificar los datos de manera retroactiva.
Intentar clasificar manualmente esta información resultaría absurdo, pues se estima que miles de millones de datos alojan las organizaciones en sus bases de datos. Afortunadamente, existen herramientas basadas en algoritmos, aprendizaje automático, políticas y procesos que pueden hacer la tarea por nosotros.
Desafortunadamente, lograr la adopción de esta tecnología de gestión de datos en las organizaciones ha resultado todo un reto. En gran parte, debido a que los líderes y tomadores de decisión no entienden la necesidad de invertir en ello. Reparar datos obscuros no es rentable en sí mismo, la ganancia radica en convertir esos datos en información útil.
Para reforzar la necesidad de atender la gestión de datos, Pedro Saenger, vicepresidente para América Latina de Veritas enfatizó que
“Las empresas que invierten en cuidar de sus bienes digitales más importantes – sus datos – alcanzarán eficiencia y productividad aumentada de los empleados, por lo tanto, ganando una ventaja competitiva valiosa.”
¿Podremos alcanzar la capacidad y rapidez de análisis necesaria para acabar con los datos obscuros?